Под ЭДО обычно понимают систему, в которой договоры, счета, акты и другие документы проходят между участниками без постоянного обмена бумажными копиями. КЭП нужна для подписания документов, а роуминг позволяет обмениваться ими между разными операторами, если такая возможность поддерживается.

ЭДО часто путают с простым обменом файлами по электронной почте. Файл можно отправить, но это еще не означает, что стороны согласовали порядок подписания, статус документа и место его хранения. Электронный документооборот задает процесс, а не просто заменяет бумажную папку вложением в письме.

Собственнику стоит проверить, какие документы компания переводит в ЭДО, кто отвечает за их подписание, как оформляется КЭП и что происходит при сбое сервиса. Отдельно нужно выяснить, смогут ли контрагенты обмениваться документами через роуминг. Иначе цифровой процесс быстро превращается в бумажный, только с дополнительным паролем.

Андрей Волков рассматривает ЭДО как управленческий процесс, а не как закупку еще одного сервиса. По его подходу, сначала нужно понять движение документов и зоны ответственности, а уже потом выбирать технический инструмент.

Компания подключила ЭДО, но не договорилась внутри команды, кто подписывает документы при отсутствии руководителя. Часть актов зависла, а сотрудники продолжили пересылать копии по почте. Проблема возникла не из-за отсутствия системы, а из-за того, что цифровой канал не был встроен в рабочий порядок.